Hệ thống ERP là gì?
Hệ thống ERP, viết tắt của “Enterprise Resource Planning,” là một phần mềm hoặc hệ thống ứng dụng dùng để quản lý và tích hợp toàn bộ quá trình kinh doanh và thông tin của một tổ chức hoặc doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất. Hệ thống ERP giúp tổ chức quản lý hiệu quả các hoạt động như quản lý tài chính, nhân sự, sản xuất, cung ứng, và nhiều khía cạnh khác của doanh nghiệp.
Lịch sử của hệ thống ERP bắt đầu từ sự phát triển của các ứng dụng lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP) và sản xuất tích hợp máy tính (CIM) vào những năm 1960 và 1970. Từ MRP và CIM, hệ thống ERP đã phát triển thành một giải pháp toàn diện cho việc quản lý doanh nghiệp. ERP đầu tiên xuất hiện vào những năm 1990, khi thuật ngữ này được tập đoàn Gartner sử dụng để mở rộng khái niệm từ MRP.
Trong quá trình phát triển, ERP đã không chỉ được áp dụng trong lĩnh vực sản xuất mà còn mở rộng ra hầu hết các khía cạnh của một tổ chức, bao gồm cả các tổ chức chính phủ và phi chính phủ. Điều này đã giúp tối ưu hóa quá trình quản lý và tích hợp thông tin trong tổ chức, từ đó nâng cao hiệu suất và khả năng cạnh tranh.
Với sự phát triển của Internet và công nghệ web, ERP II đã xuất hiện vào cuối những năm 1990 và đầu những năm 2000. ERP II là phiên bản tiến hóa của ERP cho phép truy cập thông tin thông qua giao diện web, mở cửa cho sự kết nối và hợp tác giữa các công ty, khách hàng và đối tác trong dây chuyền cung ứng. Điều này giúp nâng cao khả năng quản lý và tích hợp trong ngữ cảnh của nền kinh tế toàn cầu.
Cùng với sự tích hợp toàn bộ thông tin và quá trình kinh doanh vào một hệ thống duy nhất, ERP giúp cải thiện hiệu suất, tiết kiệm thời gian và chi phí, gia tăng doanh thu và lợi nhuận, và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển và quản lý của các doanh nghiệp. Đặc biệt, đối với các tập đoàn lớn, ERP cung cấp khả năng quản lý hiệu quả các công ty con hoặc các lĩnh vực khác nhau trong tập đoàn, làm tăng tính liên kết và hiệu suất toàn cầu của tập đoàn.
Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp
Hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp:
Kiểm soát thông tin tài chính
Thông thường, thông tin tài chính phải được tập hợp từ nhiều bộ phận, dẫn đến sự không đồng nhất và độ chênh lệch trong số liệu. Khi sử dụng giải pháp ERP, tất cả thông tin tài chính được tổng hợp ở một nơi duy nhất – một phiên bản duy nhất lan tỏa qua tất cả các phòng ban và cơ sở. Khi có sự thay đổi, các thông tin liên quan tự động được cập nhật, giúp kiểm soát tài chính hiệu quả và ngăn ngừa sai sót.
Tăng tốc độ công việc
Các doanh nghiệp lớn thường có quy trình làm việc phức tạp. ERP giúp loại bỏ các bước không cần thiết và tối ưu hóa quy trình làm việc, giúp tăng tốc độ chuyển giao thông tin. Tất cả quyết định và giao dịch có thể được thực hiện nhanh chóng thông qua hệ thống.
Hạn chế sai sót
Dữ liệu chỉ cần nhập một lần và được lưu trữ trong hệ thống, giúp tránh sai sót do nhập liệu sai hoặc không đồng nhất. Điều này tạo ra tính minh bạch và tin cậy trong thông tin doanh nghiệp.
Kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên
ERP cho phép doanh nghiệp dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ. Chức năng Audit track của phần mềm ERP cho phép kiểm tra và tìm vết các bút toán và nhân viên liên quan đến chúng. Nhà quản lý có khả năng giám sát từng khâu làm việc của nhân viên và nắm vững thông tin về hiệu suất công việc của họ.
Tạo ra mạng xã hội nội bộ
Phần mềm ERP thường tích hợp tính năng liên lạc nội bộ giữa các người dùng, tạo một môi trường giống mạng xã hội nội bộ. Người dùng có thể trò chuyện riêng tư, cập nhật trạng thái cá nhân và tương tác với đồng nghiệp.
Ngoài ra, ERP còn nhiều lợi ích khác như:
- Tối ưu hóa quy trình kinh doanh: ERP cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình và quản lý tài nguyên một cách hiệu quả, giúp tiết kiệm chi phí và tăng năng suất.
- Tăng khả năng cạnh tranh: Bằng cách cải thiện quản lý và quy trình kinh doanh, ERP giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
- Phân tích dữ liệu và dự đoán: ERP cung cấp dữ liệu cơ sở cho phân tích và dự đoán, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khách hàng và thị trường.
- Hỗ trợ quản lý đa cấp: Đối với các tập đoàn hoặc doanh nghiệp lớn có nhiều công ty con, ERP giúp quản lý toàn bộ hệ thống một cách hiệu quả và đồng nhất.
Hạn chế của phần mềm ERP
Mặc dù phần mềm ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng cũng có những hạn chế cần xem xét:
- Chi phí sử dụng lớn và không phản ánh đúng nhu cầu: ERP thường yêu cầu một khoản đầu tư lớn, thường từ 30.000 đô la trở lên, tùy thuộc vào nhà cung cấp. Điều này đặt ra vấn đề cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa vì họ có thể không sử dụng hết tất cả các phân hệ trong ERP. Điều này dẫn đến việc lãng phí tiền bạc và sự tồn tại của các phần mềm thừa thải mà không thể loại bỏ dễ dàng.
- Triển khai chậm và tốn công sức: Triển khai ERP yêu cầu thời gian và công sức lớn. Cần phải tích hợp hệ thống vào cơ sở hạ tầng mạng và xây dựng máy chủ trung tâm dữ liệu. Nhân viên cũng cần thời gian để thích nghi với phương thức làm việc mới, đặc biệt nếu quá trình này đòi hỏi thay đổi cách hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp.
- Gây gia tăng rủi ro trong quá trình sản xuất và kinh doanh: Mặc dù ERP giúp đơn giản hóa dòng dữ liệu, nhưng nếu có vấn đề nào đó xuất hiện trong quy trình, nó có thể gây tắc nghẽn và ảnh hưởng đến hoạt động tổng thể. ERP ảnh hưởng không chỉ đến một phần nhất định của doanh nghiệp mà cả toàn bộ quy trình làm việc.
- Khó nâng cấp và thay đổi: Hầu hết các giải pháp ERP có thể mạnh ở một lĩnh vực cụ thể như tài chính, nhưng yếu ở các phân hệ khác. Việc thay đổi một tính năng trong ERP có thể tốn kém và đòi hỏi tạm ngưng hoạt động, điều này không phù hợp trong môi trường kỷ nguyên 4.0.
- Khả năng tích hợp với các giải pháp bên ngoài hạn chế: Nhiều doanh nghiệp cần sử dụng các phần mềm đặc thù khác để đảm bảo hoạt động trơn tru. Tuy nhiên, tích hợp ERP với các giải pháp bên ngoài có thể phức tạp và đòi hỏi nhiều công sức.
Mô hình quản lý bằng ERP phù hợp với doanh nghiệp như thế nào?
Doanh nghiệp nên xem xét triển khai giải pháp phần mềm ERP khi họ tìm thấy mình ở một trong ba tình huống sau:
- Sai sót liên quan đến dữ liệu và quá trình nhập/xuất thường xuyên xảy ra: Ví dụ như chênh lệch số lượng hàng tồn kho, giao hàng nhầm, hoặc sự chồng chéo thông tin trong hoá đơn. Nếu có ngày càng nhiều phàn nàn từ khách hàng về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, đó có thể là dấu hiệu cần cải thiện quản lý dữ liệu và quy trình.
- Tăng trưởng nhanh chóng và mở rộng quy mô kinh doanh: Doanh nghiệp đang đối mặt với tăng trưởng đột biến về khối lượng giao dịch và muốn đảm bảo rằng họ có khả năng quản lý mở rộng mà không gặp phải rủi ro hoặc sự chậm trễ.
- Cần tái cấu trúc tổng thể: Doanh nghiệp đang vận hành với một hệ thống quản lý cồng kềnh và không hiệu quả. Họ muốn thực hiện một quá trình tái cấu trúc toàn diện để cải thiện hiệu suất và hiệu quả của hệ thống quản lý.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần sẵn có nguồn kinh phí đủ lớn để triển khai phần mềm ERP và duy trì lương cho nhân viên trong suốt quá trình triển khai. Điều quan trọng là phải có sự ủng hộ và cam kết của nhân viên, cũng như một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả để đảm bảo mọi người tham gia và hỗ trợ quá trình triển khai ERP.
Một vài doanh nghiệp cung cấp phần mềm ERP ở Việt Nam
Ở Việt Nam, có một số doanh nghiệp cung cấp phần mềm ERP phục vụ nhu cầu quản lý doanh nghiệp. Dưới đây là một số ví dụ:
- BRAVO: BRAVO là một hệ thống ERP phát triển bởi công ty BRAVO Software. Phần mềm này có sẵn các module để quản lý tài chính, nguồn nhân lực, sản xuất và nhiều lĩnh vực khác. BRAVO được tích hợp với quy trình kế toán Việt Nam và cung cấp giải pháp tùy chỉnh cho doanh nghiệp.
- ERPViet: ERPViet là sản phẩm của công ty NAL Solutions. Phần mềm này cung cấp giải pháp quản lý toàn diện cho các doanh nghiệp với nhiều module khác nhau như quản lý tài chính, quản lý kho, quản lý sản xuất, và nhiều tính năng khác.
- Amis.vn: Amis.vn là một hệ thống quản lý doanh nghiệp trực tuyến, bao gồm quản lý tài chính, quản lý đối tác, quản lý dự án, và quản lý bán hàng. Đây là sản phẩm của Amis Corporation.
- MyERP: MyERP là một giải pháp quản lý tài chính và doanh nghiệp trực tuyến. Phần mềm này cung cấp quản lý cho tài chính, nhân sự, và các khía cạnh khác của doanh nghiệp.
Một trong những điểm mạnh của các phần mềm ERP trong nước là khả năng tuân thủ chuẩn mực kế toán và quy trình tài chính Việt Nam, cũng như khả năng cập nhật nhanh chóng để đáp ứng những thay đổi trong quy định và hướng dẫn của chính phủ và cơ quan quản lý trong nước. Điều này giúp cho doanh nghiệp sử dụng các giải pháp ERP trong nước có khả năng duyệt qua các yêu cầu liên quan đến quản lý tài chính và kế toán một cách dễ dàng và hiệu quả.
Về các phần mềm chuyên biệt – giải pháp thay thế của ERP
Các phần mềm chuyên biệt đã trở thành một sự thay thế hấp dẫn cho giải pháp ERP truyền thống trong nhiều trường hợp. Dưới đây là một số lợi ích chính của các phần mềm chuyên biệt so với ERP:
- Tiết kiệm chi phí: Các phần mềm chuyên biệt thường có giá thành thấp hơn so với các giải pháp ERP toàn diện. Doanh nghiệp chỉ cần mua và triển khai những phần mềm cụ thể mà họ thực sự cần, không cần phải trả tiền cho các tính năng không sử dụng.
- Tính nhỏ gọn và linh hoạt: Các phần mềm chuyên biệt thường nhẹ nhàng và linh hoạt hơn so với ERP. Chúng không yêu cầu cài đặt và triển khai phức tạp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức.
- Tính hiệu quả và tùy chỉnh: Các phần mềm chuyên biệt thường được thiết kế để phục vụ một nhiệm vụ cụ thể, do đó chúng có tính năng chuyên sâu và hỗ trợ hiệu quả cho các quy trình cụ thể trong doanh nghiệp. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu suất và tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể.
- Triển khai nhanh chóng: Các phần mềm chuyên biệt thường có quá trình triển khai nhanh hơn so với ERP. Doanh nghiệp có thể triển khai từng phần mềm một mà không làm gián đoạn quá trình hoạt động bình thường.
Bên cạnh đó, cũng cần lưu ý rằng không phải tất cả các doanh nghiệp hoặc tất cả các tình huống đều phù hợp với các phần mềm chuyên biệt. Các doanh nghiệp lớn với nhiều quy trình phức tạp có thể cần tích hợp nhiều hệ thống và quản lý dữ liệu toàn diện hơn, trong trường hợp này, ERP vẫn có thể là lựa chọn tốt. Lựa chọn giữa ERP và các phần mềm chuyên biệt phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể và quy mô của doanh nghiệp.
Lời kết
Trong môi trường kinh doanh, không có một giải pháp duy nhất phù hợp cho tất cả các doanh nghiệp. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, việc quản lý doanh nghiệp trở nên phức tạp hơn và đòi hỏi sự linh hoạt và sáng tạo. Cho nên, quyết định về sử dụng ERP hay các phần mềm chuyên biệt cần dựa trên việc hiểu rõ nhu cầu và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp. Điều quan trọng nhất là đảm bảo rằng giải pháp được chọn sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa quy trình và đạt được thành công trong môi trường kinh doanh ngày nay.
Trả lời