Trong quá trình kinh doanh, chúng ta thường gặp phải các tình huống cần điều chỉnh giá trị hóa đơn hoặc thay đổi thông tin liên quan đến giao dịch thương mại. Để thực hiện việc này, Credit Note và Debit Note được sử dụng như các công cụ quan trọng trong lĩnh vực tài chính và kế toán. Mặc dù cả hai đều liên quan đến điều chỉnh giá trị hóa đơn, nhưng chúng có mục đích và vai trò khác nhau. Cùng tìm hiểu rõ hơn qua bài viết dưới đây nhé.
Credit Note là gì?
Credit Note, còn được gọi là Credit Memo, là một loại chứng từ thương mại được sử dụng trong quá trình bán hàng cho khách hàng. Credit Note thường được sử dụng trong trường hợp số tiền cần hoàn trả hoặc điều chỉnh nhỏ hơn hoặc bằng số tiền ghi trên hóa đơn ban đầu.
Thông qua Credit Note, người bán hàng có thể tương tác với khách hàng một cách gián tiếp. Điều này không chỉ khuyến khích khách hàng mua hàng mà còn tạo động lực cho họ quay lại trong các giao dịch sau.
Credit Note được sử dụng trong một số trường hợp mua hàng nhất định, bao gồm trường hợp khách hàng trả nhiều tiền hơn so với số tiền được ghi trên hóa đơn. Trong trường hợp này, Credit Note được sử dụng để chứng minh và hoàn trả số tiền thừa cho khách hàng hoặc thay bằng hàng hóa có giá trị tương đương.
Ngoài ra, Credit Note cũng có thể được sử dụng để mua hàng trong tương lai. Có 4 trường hợp phổ biến khi sử dụng Credit Note, bao gồm:
- Sản phẩm bị lỗi hoặc hư hỏng do lỗi của nhà cung cấp trong thời gian bảo hành.
- Sản phẩm không đáp ứng nhu cầu của khách hàng và được cho phép trả lại cho nhà cung cấp.
- Sản phẩm không được áp dụng chính sách giảm giá hoặc ưu đãi đặc biệt.
- Hóa đơn bị cường điệu, phóng định số lượng hoặc giá trị lên cao hơn thực tế.
Debit Note là gì?
Debit Note, hay còn được gọi là Debit Memo, là một loại chứng từ được sử dụng trong thương mại xuất nhập khẩu để điều chỉnh tăng giá trị. Thường thì Debit Note được người mua hàng gửi cho người bán trong trường hợp muốn điều chỉnh tăng giá trị ghi trên hóa đơn khi có sai sót trong dữ liệu.
Debit Note thường được sử dụng trong mô hình kinh doanh B2B (business to business), nghĩa là giao dịch giữa hai hoặc nhiều công ty.
Có một số trường hợp khi Debit Note được phát hành bởi nhà cung cấp:
- Hóa đơn thuế gốc đã được phát hành, nhưng giá trị tính thuế ghi trên hóa đơn thấp hơn giá trị tính thuế thực tế.
- Hóa đơn thuế gốc đã được phát hành, nhưng giá trị thuế tính trong hóa đơn thấp hơn số thuế thực tế phải nộp.
Debit Note giúp người mua hàng và người bán hàng điều chỉnh và cập nhật thông tin về giá trị và số tiền trong giao dịch. Nó cho phép sửa đổi các sai sót hoặc điều chỉnh tăng trong quá trình xuất nhập khẩu và thực hiện các thủ tục hải quan.
Debit Note có phải giấy đòi nợ hay không?
Debit Note không phải là giấy đòi nợ.
Draft BL (Bill of Lading) là một tài liệu phác thảo, được gửi đến bộ phận kế toán của hãng tàu vận chuyển hàng hóa. Khi nhân viên nhận được email này, nghĩa là họ đang yêu cầu gửi Debit Note.
Đôi khi có sự hiểu lầm rằng Debit Note tương đương với giấy tờ yêu cầu thanh toán hoa hồng cho đại lý. Một số người thậm chí xem Debit Note như một biểu mẫu thông báo nợ, trong đó một bản được gửi cho khách hàng và một bản được công ty giữ lại.
Debit Note là một chứng từ quan trọng trong giao dịch thương mại. Sau khi hàng hóa đã được xếp tới cảng đích, ngân hàng sẽ thanh toán tiền dựa trên giá trị ghi trên Debit Note. Vì vậy, vai trò của Debit Note là rất quan trọng trong quá trình thanh toán và nghiệm thu tiền.
Điều kiện xuất Debit Note là gì?
Trong quá trình làm thủ tục hải quan, nhà đại lý sẽ chọn Debit Note, và thông tin này sẽ xuất hiện trong phần “HBL Details Add” (Thêm thông tin chi tiết về HBL – Bill of Lading). Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải bao gồm các khoản phải thu khác vào Debit Note. Sau khi hoàn thành chứng từ dưới dạng tệp tin định dạng .doc, nó sẽ được chuyển ngay cho các đại lý để họ tiếp nhận và tiến hành các thủ tục vận chuyển.
Sự khác nhau giữa Credit Note và Debit Note
Sự khác nhau giữa Credit Note và Debit Note như sau:
Debit Note (Giấy báo nợ):
- Debit Note được ví như một hóa đơn điều chỉnh tăng, và chúng được xuất bởi người mua hàng với mục đích yêu cầu nhà cung ứng cấp Credit Note. Quá trình này diễn ra theo quy định pháp luật để điều chỉnh và tăng giá trị của hóa đơn ban đầu.
- Debit Note được sử dụng khi người mua phát hiện các lỗi, sai sót, hoặc điều chỉnh giá trị trong hóa đơn gốc. Điều này có thể bao gồm việc yêu cầu giảm giá, điều chỉnh số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ, hoặc bổ sung các thông tin bị thiếu trong hóa đơn ban đầu.
Credit Note (Giấy báo có):
- Ngược lại với Debit Note, Credit Note được coi là một hóa đơn điều chỉnh giảm, và chúng được xuất bởi người bán hàng. Mục đích của Credit Note là hủy bỏ giá trị của hóa đơn ban đầu.
- Credit Note được sử dụng trong các trường hợp như hàng hóa bị lỗi, hàng hóa được trả lại bởi người mua, hoặc để thực hiện các điều khoản hoàn trả, giảm giá, hay điều chỉnh giá trị đã được thỏa thuận trước đó.
Debit Note và Credit Note là hai loại chứng từ điều chỉnh giá trị hóa đơn. Debit Note được sử dụng bởi người mua để yêu cầu tăng giá trị hóa đơn, trong khi Credit Note được sử dụng bởi người bán để giảm giá trị hóa đơn hoặc hủy bỏ giá trị của nó.
Lời kết
Trên thực tế, Credit Note và Debit Note đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính và kế toán của một doanh nghiệp. Chúng giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình ghi nhận và điều chỉnh giá trị giao dịch thương mại. Việc hiểu rõ sự khác nhau giữa Credit Note và Debit Note là vô cùng quan trọng để sử dụng chúng một cách đúng đắn và hiệu quả. Sự linh hoạt và khả năng thích ứng của Credit Note và Debit Note giúp tạo ra một môi trường kinh doanh công bằng và tin cậy. Chúng giúp xử lý các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng và chính xác, đồng thời đảm bảo mối quan hệ tốt đẹp giữa người bán và người mua.
Trả lời